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Séminaire d’entreprise : des critères à prendre en compte pour choisir la salle la plus appropriée

Séminaire d’entreprise : des critères à prendre en compte pour choisir la salle la plus appropriée Séminaire d’entreprise : des critères à prendre en compte pour choisir la salle la plus appropriée © DR

Votre séminaire d’entreprise doit être une parfaite réussite si vous désirez atteindre les objectifs fixés. À cet effet, il vous faut mettre en place une bonne organisation. Cela passe inéluctablement par le choix du lieu le plus approprié. Son choix ne doit pas se faire au hasard.

Vous devez aussi tenir compte d’un certain nombre de critères afin que chaque participant puisse s’y sentir à son aise et se sente véritablement concerné par l’évènement. Le point sur les critères inhérents au choix de la salle la plus appropriée pour un tel évènement est à retrouver dans ce billet.

Vos propres attentes

Vous ne pourrez aller à la recherche de la meilleure salle pour le prochain séminaire de votre entreprise sans définir vos attentes au préalable. Avant de louer une salle de séminaire à Rennes, il est donc impératif de déterminer l’objectif de votre séminaire.

Est-il question ici d’un séminaire de motivation ou de cohésion ? S’agit-il d’un lancement de produit ? Voulez-vous organiser une réunion de direction ? Est-ce pour une séance de management ? S’agit-il d’un teambulding ? Trouvez une réponse à ces interrogations et vous serez mieux situé.

Par exemple, pour une séance de cohésion et de motivation, diverses activités ludiques doivent être proposées. L’objectif ici est de fédérer les salariés, de les amener à travailler en équipe pour une meilleure productivité. Connaître ses attentes ou définir son objectif permet de reconnaître la salle adéquate.

Le profil des participants

Vous connaissez à présent vos attentes. Pour ne pas aller dans le décor et pour choisir une salle dans laquelle les participants se sentiront véritablement à leur aise, vous devez tenir compte de leur profil. Par exemple, vous ne recevrez pas vos clients VIP, vos actionnaires, votre équipe et autres dans une même salle. La raison est simple.

Chacun d’entre eux a l’habitude de se retrouver dans certains milieux pour tenir leur réunion. Ils vont donc espérer se retrouver dans un même cadre après avoir reçu votre invitation, sinon, mieux.

Les partenaires étrangers et les clients VIP seront plus à leur aise si vous les réunissez dans un hôtel de luxe. Choisissez-y une salle de conférence et ils seront heureux de participer à la séance. Une telle salle serait trop exagérée pour votre équipe.

En faisant le bon choix, vous ne dépenserez pas plus qu’il n’en faut. En dehors de ce critère, vous devez tenir compte de leur âge. Les jeunes n’auraient pas aimé se retrouver dans une salle plus indiquée aux personnes plus âgées.

Les caractéristiques de la salle

Il faut à présent s’assurer que la salle comblera vos attentes et correspondra au profil des participants. La superficie de ladite salle, de même que vos besoins techniques doivent aussi être évalués.

Si vous recherchez une ambiance décontractée, un lieu convivial est plus indiqué. C’est le meilleur choix à faire si vous projetez l’adaptation de vos nouveaux collaborateurs. Pour un séminaire formel, un cadre chic est plus approprié.

La salle du séminaire est assez spacieuse pour contenir tous vos invités. Ces derniers ne doivent en aucun cas s’y trouver à l’étroit. Aussi, ne misez pas sur une salle plus grande que le nombre à accueillir.

Si vos participants doivent se sentir comme un grain de sel dans la mer, ils ne seront pas des plus productifs. Soyez-en sûr ! Tout ce que vous avez à faire ici est de considérer les dimensions de la salle avant de vous décider.

En dehors de tout cela, l’équipement technique disponible dans la salle doit être pris en compte. Il doit répondre à vos besoins. Vous devez avoir un accès à internet. Un vidéoprojecteur vous sera plus utile si vous prévoyez de renforcer les compétences de vos collaborateurs. Assurez-vous donc que la salle détient l’équipement technique nécessaire avant d’envoyer vos invitations.

L’emplacement

Après tout ce qui vient d’être développé, vous avez certainement une idée précise de la salle où devra se dérouler votre prochain séminaire. Prenez en compte l’emplacement et tout sera presque parfait. Le local doit être bien accessible.

Cela ne devrait pas être un calvaire pour vos participants de rejoindre la salle de séminaire. Ils pourraient y perdre tout intérêt. Par exemple, la salle doit se trouver à proximité des transports en commun. Vous pouvez choisir une salle de séminaire au cœur d’un centre d’affaires.

Si vous avez prévu plus d’un jour pour le séminaire, il faudra choisir un local à proximité des hôtels. Des locaux qui proposent des services d’hébergements ne sont pas un mauvais choix en soi. Le mieux serait toujours d’opter pour une salle se trouvant à proximité de votre entreprise, ainsi les retards seront limités tout comme les frais de déplacement.

Le budget

Que faire aujourd’hui sans un budget ? Vous n’ignorez plus maintenant les critères essentiels pour bien choisir votre salle de séminaire. Il faudra à présent vous renseigner sur le coût selon le nombre de jours que vous aurez à faire et le nombre de participants.

Comparez les tarifs de différents prestataires et retenez juste ce qui correspond à votre budget. L’objectif n’est pas de se ruiner pour organiser un tel évènement. Vous devez tenir compte de vos capacités pour faire votre choix.

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