9 conseils incontournables pour un événement réussi

Organiser un événement demande rigueur et anticipation. De la définition des objectifs au choix du lieu en passant par la communication, chaque détail compte. Découvrez les 9 conseils incontournables pour réussir l’organisation de votre manifestation et offrir à vos invités une expérience inoubliable !

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1 - Définissez clairement votre objectif

L’organisation d’un événement demande une planification minutieuse. Mais avant de commencer, il est primordial de savoir pourquoi et/ou pour qui vous souhaitez l’organiser. S’agit-il de lancer un nouveau produit, de générer de nouveaux clients ou de fidéliser ceux existants, de renforcer les liens entre vos partenaires ou distributeurs ? La réponse à cette question, d’apparence simple, vous permettra de réaliser, sans erreur, les choix stratégiques pour la réussite du projet. 
 
Soyez précis dans la définition de votre projet. Prenez le temps de bien connaître votre public cible, afin de personnaliser votre événement : quel est son profil ? Quels sont ses attentes ?

2 - Planifiez un budget détaillé

Un budget réaliste et détaillé est le gage d’une gestion efficace des ressources allouées pour l’organisation de l’événement. 
 
Il est important d’établir le budget le plus tôt possible. Incluez tous les postes de dépenses : 

• La location du lieu où se tiendra l’événement, 
• La décoration qui vous permettra de personnaliser l’endroit, 
• Le service traiteur, 
• Les animations diverses (conférences, animations, etc), 
• Les frais de communication, 
• Les assurances, 
• Le service de sécurité, etc.
• Prévoyez également environ 10 % du budget total, en plus, pour gérer les imprévus.

Pour alléger votre budget, vous pouvez rechercher des sponsors ou des partenaires. Leur participation peut aussi augmenter la notoriété de votre événement. 

Pensez également à demander plusieurs devis par prestataires et n’hésitez pas à négocier !

3 - Sélectionnez un lieu adapté

Le style et l’ambiance du lieu doivent être en accord avec l’image que vous souhaitez donner en organisant votre manifestation.

Soyez particulièrement vigilant quant aux éléments suivants :

• La capacité d’accueil. La salle ne doit être ni trop grande ni trop petite.
• L’accessibilité. Vos visiteurs doivent pouvoir venir facilement en transport en commun ou en voiture et se garer rapidement. 
• Les équipements. Selon votre projet, vérifiez que vous disposerez de tout ce dont vous avez besoin : une scène, une connexion Wifi fiable, une sonorisation, la possibilité de moduler l’espace, un espace cuisine, etc.
• La sécurité et la conformité. Vérifiez que le lieu respecte les normes des ERP (Etablissements Recevant du Public) : l’accessibilité pour les PMR (Personnes à mobilité réduite) et la sécurité incendie.

4 - Prévoyez des objets publicitaires événementiels

Les objets publicitaires ne sont pas de simples cadeaux : ce sont des outils marketing qui prolongeront l’impact de l’événement, donneront plus de visibilité à votre marque et renforceront votre notoriété. C’est pourquoi, il est important de bien les choisir : éco-responsable, made in France, artisanal, digital, ces souvenirs véhiculent un message fort sur les valeurs et l’image de votre entreprise.

Par exemple, les tours de cou pour événements sont à la fois un outil fonctionnel, un vecteur de communication et un moyen d’organiser et de sécuriser votre manifestation tout en renforçant votre image de marque.

Le tour de cou personnalisé présente, en effet, de nombreux avantages : 

• Il permet une rapide identification des participants et facilite les contrôles d’accès.
• En instaurant une identité visuelle commune, il crée un sentiment d’appartenance.
• Il prolonge la visibilité de votre marque dans les photos et vidéos qui sont prises.

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5 - Communiquez efficacement avant l’événement

Pour la réussite de votre projet, il est essentiel de communiquer sur l’événement bien en amont de sa réalisation. Cette communication doit être claire, attractive, structurée et adaptée au public cible.

Profitez des atouts respectifs des différents canaux de communication :

• Les e-mails et les invitations imprimées pour envoyer des invitations personnalisées ;
• Les réseaux sociaux en créant des contenus attrayants ;
• Les communiqués de presse auprès des médias spécialisés ou généralistes selon le thème de l’événement ;
• La création d’un site ou d’une page web dédiés à l’événement ;
• Les affiches et les flyers pour une communication de proximité ; 
• Les partenariats avec des sponsors ou des influenceurs pour élargir votre audience. 

N’hésitez pas à envoyer des rappels, au fur et à mesure que la date de l’événement approche, mais sans être envahissant. Si vous ne maîtrisez pas certaines techniques de communication, faites appel à un professionnel. Il en va de votre crédibilité.  
 
Pensez à mesurer les performances de votre communication au fur et à mesure de l’avancement du projet afin de l’adapter en temps réel.

6 - Etablissez un planning précis

Un bon planning est la colonne vertébrale d’un événement réussi ! Selon l’ampleur de l’événement prévu, planifier son déroulement plusieurs mois ou semaines à l’avance.

L’idéal est d’établir un rétroplanning en partant de la date de l’événement et de remonter le temps semaine par semaine pour prévoir les grandes étapes.

Procéder avec ordre et méthode vous permet :

• de toujours disposer d’une vision claire de l’ensemble du projet et de ne rien oublier,
• de mieux gérer votre temps et celui de votre équipe,
• de faire face aux imprévus plus sereinement, 
• de mieux maîtriser votre budget en évitant les surcoûts de dernières minutes. 

7 - Sélectionnez votre équipe avec soin

Un événement réussi ne se fait pas en solo ! 

Il est important de vous entourer de personnes compétentes et fiables. De plus, cela crée un climat de confiance autour de l’événement. Savoir que vous pouvez compter sur une équipe vous enlève une énorme charge mentale. Et chacun peut s’investir pleinement, devenir force de proposition et se sentir valorisé. Le jour J, vos invités découvriront une équipe accueillante et professionnelle qui donnera immédiatement une impression positive.  

Sachez choisir les bonnes personnes aux bons postes : chaque membre de l’équipe doit contribuer à faire avancer le projet dans son domaine de compétence (la logistique, la technique, la communication, l’accueil, etc). Une équipe réactive et solidaire saura gérer les problèmes sans paniquer et surtout faire face aux imprévus de dernière minute…

8 - Gérez les imprévus et prévoyez un plan B

Peu importe à quel point vous êtes organisé, il y a toujours des éléments qui échappent à votre contrôle… C’est pourquoi, il est important de préparer un plan de secours. Vous vous éviterez du stress et rassurerez votre équipe. Mais surtout, vous préserverez l’expérience de vos invités. Quoi qu’il se passe, ils garderont une image positive de l’événement. S’ils se rendent compte que quelque chose ne se passe pas comme prévu, vous voir réagir sans panique montrera votre professionnalisme et ils retiendront votre capacité à rebondir plutôt que le problème lui-même. 

9 - Prévoyez un suivi après l’événement

Après tout ce travail de promotion événementielle, il est indispensable de prévoir un suivi :

• Les remerciements. Remerciez par un message personnalisé les VIP venus à votre événement. Ne négligez pas les anonymes car les messages de remerciement peuvent être accompagnés d’un questionnaire de satisfaction.
• Le partage des moments forts. Diffusez des photos, des vidéos ou des témoignages. Mais attention de disposer de l’accord des participants.   
• Garder le contact. Dans les semaines et les mois qui suivent l’événement, gardez un lien avec les participants : des messages, des promotions sont autant de jalons pour fidéliser et préparer un nouvel événement.

Il est aussi très important d’analyser ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré par le décryptage des avis des participants mais aussi en faisant le point avec votre équipe, les sponsors et les partenaires. L’analyse minutieuse de ces éléments vous permettra de connaître l’impact de l’événement sur votre entreprise. 

Un événement réussi, ce n’est pas seulement du contenu, c’est aussi une question d’ambiance et d’organisation. Pour que votre projet soit un succès, prévoyez une planification rigoureuse, recrutez une équipe motivée et compétente, assurez une communication efficace et claire et ayez le souci du détail !