Abonnements fantômes, frais bancaires, heures non facturables, gestes commerciaux excessifs… Nombreuses sont les dépenses invisibles des entreprises qui viennent entamer leur rentabilité. Alors, comment identifier ces points de friction et y remédier ?
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Les dépenses invisibles qui grignotent la rentabilité des entreprises
Outils, plateformes, abonnements : les mangeurs de rentabilité
Les entreprises ne réalisent pas toujours qu’elles paient des abonnements réguliers pour des outils qu’elles n’utilisent pas. Cela peut survenir après un usage qui aura été, à un moment, nécessaire afin de répondre à un appel d’offres, un besoin client, une prestation. Mais une fois cette prestation terminée, l’utilité de l’outil est tombée à zéro, mais il a tout de même été conservé et son abonnement n’a jamais été résilié.
Dans la plupart des cas, les prélèvements sont automatiques, ce qui rend plus difficile encore la lisibilité du coût total. Cumulées, ces dépenses invisibles des entreprises contribuent à entamer la rentabilité de l’activité de manière non négligeable. Et comme elles sont relativement discrètes, elles ne sont pas toujours clairement identifiables.
Une situation similaire peut aussi survenir après un test, une période d’essai oubliée ou le passage à un autre outil plus efficace. Parfois, la société dispose même de plusieurs outils qu’elle utilise régulièrement à travers plusieurs services, mais qui disposent des mêmes fonctionnalités et qui relèvent des préférences de chacun. Dans ce cas, faire un choix net et limiter à un seul outil est souvent la meilleure solution pour faire des économies.
Ces doublons fonctionnels et les abonnements fantômes peuvent être identifiés en auditant régulièrement les différents abonnements souscrits par l’entreprise. Et à titre d’exemple, des sites comme leblogdudirigeant.com peuvent également aider à identifier les outils les plus pertinents et pour un tarif en phase avec le budget de l’entreprise.
Les frais et les commissions bancaires sont bien connus
C’est une charge inévitable pour les entreprises, puisque les frais bancaires découlent du compte professionnel :
- Tenue de compte : envoi de relevés, opérations courantes, gestion de chèques
- Cartes bancaires : dépendant du type de carte choisi, de quelques dizaines à plus d’une centaine d’euros par an
- Ouverture ou clôture de compte : dépendant de la banque
- Découverts et agios : taux annuel, commissions du plus fort découvert, commissions d’intervention
- Virements : la plupart des virements SEPA sont gratuits, mais une entreprise peut être amenée à faire des virements internationaux, auquel cas des coûts peuvent s’appliquer
- Frais irréguliers : ils peuvent s’appliquer pour la gestion d’un compte inactif, en cas de prélèvement pour insuffisance de fonds
- Services en ligne : l’accès à la gestion bancaire du compte d’entreprise en ligne ou à une application peut comporter des fonctionnalités avancées allant avec des coûts spécifiques.
Il est possible de se faire rembourser certains frais bancaires selon le type et le contexte dans lequel ils ont eu lieu. Parfois, ils ne sont pas prévus dans le contrat ou dépassent les plafonds légaux, il suffit alors de contacter la banque pour demander un remboursement. Par ailleurs, les frais bancaires sont déductibles du résultat fiscal dès lors qu’il ont été payés dans l’intérêt de l’entreprise et qu’ils sont justifiés. Il faut par ailleurs qu’ils figurent dans sa comptabilité.
Dépenses invisibles des entreprises : le temps de travail non facturé
C’est l’une des dépenses invisibles des entreprises les plus difficiles à éviter ! Le temps de travail non facturé entame la rentabilité, puisque ce temps pourrait être consacré à des tâches contribuant aux bénéfices de l’activité. Plus largement, gérer les heures facturables et les heures non facturables représente un véritable challenge pour une société.
Toutes les tâches qui ne génèrent pas de revenu directement pour l’entreprise sont du temps de travail non facturé au client. Elles concernent toutefois des éléments nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise. Ces dépenses invisibles des entreprises peuvent se retrouver dans le budget formation des collaborateurs, dans les tâches administratives et les processus de développement commercial.
Assurer un suivi régulier des heures non facturables permet de mesurer leur impact sur la rentabilité et de prendre des décisions éclairées en matière d’allocation de la ressource. Négliger ce suivi peut s’accompagner d’une baisse du chiffre d’affaires, d’opportunités de revenus ratées, et d’une mauvaise mobilisation des collaborateurs.
Les gestes commerciaux et le coût réel des clients, des gouffres invisibles
Il est important pour une entreprise d’entretenir de bonnes relations avec ses clients et ses prospects. Octroyer des gestes commerciaux est donc une pratique courante souvent bien reçue. Cependant, l’accumulation de petits gestes sans traçabilité rejoint rapidement les dépenses invisibles des entreprises, ce qui attaque sa rentabilité. Un mauvais calibrage s’accompagne des angles morts suivants :
- Perte de marge brute
- Banalisation de l’image de marque
- Effet d’accoutumance
- Rehaussement du seuil de rentabilité
Et au-delà de ces gestes commerciaux, le coût réel d’un client est rarement estimé correctement. Il fait alors partie intégrante des dépenses invisibles des entreprises. Concrètement, acquérir un nouveau client ou gérer des difficultés avec l’un d’entre eux est toujours plus coûteux que l’estimation qui en est faite : prospection, salons, marketing, offres d’essai, relances, recouvrements d’impayés, procédures judiciaires… Autant d’éléments qu’on retrouve rarement dans les calculs de rentabilité, et qui ont pourtant un impact réel.
La clé consiste à bien encadrer les gestes commerciaux en les conditionnant à un volume d’achat supplémentaire par exemple. Tout en améliorant la relation client, le geste commercial devient alors moins une dépense invisible de l’entreprise, et davantage une source de récurrence d’achat. Et pour ce qui est du coût réel, plusieurs solutions sont possibles : mise en place d’une comptabilité analytique, calcul du coût d’acquisition client global, professionnalisation et budgétisation de la gestion des litiges…
